Автоматизація вже давно перестала бути просто трендом — вона стала потрібною умовою ефективної роботи в ІТ. Зі зростанням масштабів проєктів і кількості завдань фахівці дедалі частіше покладаються на цифрові рішення, які беруть на себе частину операційних процесів і зменшують навантаження.
Сучасні інструменти допомагають впорядковувати роботу, координувати команди, аналізувати дані та підтримувати порядок у документації. Це дає можливість зосередитися на стратегічних рішеннях, творчих завданнях і розвитку проєктів.
Штучний інтелект відіграє ключову роль у цьому процесі. Він бере на себе повторювані дії, генерує тексти, структурує інформацію, планує робочі процеси та допомагає ефективніше взаємодіяти між командами.
Команда ProIT зібрала п’ять практичних інструментів, які допомагають автоматизувати рутину та підвищити продуктивність.
1. Zapier
Zapier — це хмарна no-code платформа, що автоматизує робочі процеси між різними онлайн-сервісами.
Вона поєднує застосунки за допомогою сценаріїв, які реагують на події та виконують визначені дії. Наприклад, коли на сайті оформлюється нове замовлення, платформа може автоматично передати дані, створити задачу для менеджера в Trello або надіслати сповіщення в Slack.
Такий підхід зробив Zapier ефективним рішенням для команд, що потребують швидкої інтеграції сервісів і можливості масштабувати автоматизацію під свої процеси.
Платформа використовує принцип «Якщо, то» (If This Then That): якщо відбувається певна подія (тригер), то запускається дія (action).
Для складніших сценаріїв передбачені multi-step Zaps — ланцюжки з кількох етапів, а також підтримка Webhooks, що дає можливість підключати внутрішні або нестандартні системи. Завдяки цьому Zapier підходить для автоматизації маркетингу, аналітики, документообігу, логістики та внутрішніх процесів компаній.
Переваги
• Простота використання. Не потребує знань програмування, інтерфейс інтуїтивно зрозумілий.
• Гнучкі сценарії. Можливість створювати багатокрокові ланцюжки, поєднуючи кілька додатків у єдиний процес.
• Широкий вибір інтеграцій. Підтримує понад 2000 сервісів, зокрема Google Sheets, Gmail, Slack, Asana, HubSpot, Shopify тощо.
Недоліки
• Обмеження безкоштовного плану. У безкоштовній версії доступно лише до 100 завдань на місяць, а розширені функції, як-от багатокрокові сценарії чи фільтри, відкриваються тільки у платних тарифах.
• Складність у налаштуванні унікальних сценаріїв. Якщо потрібно створити нетипову логіку або підключити внутрішню систему з нестандартним API, то може знадобитися допомога технічного спеціаліста.
• Обмежена підтримка українських сервісів. Не всі локальні платформи мають готові інтеграції, тому для підключення деяких із них доводиться налаштовувати Webhooks або користуватися сторонніми конекторами.
Вартість
• Free — $0 на місяць: 100 завдань на місяць, базові сценарії.
• Professional — $29,99 на місяць: повний доступ до Zaps, Tables та Interfaces.
• Team — $103,50 на місяць: до 25 користувачів, спільні сценарії та пріоритетна підтримка.
• Enterprise — індивідуальні умови для великих компаній.
2. IFTTT
IFTTT (If This Then That) — це платформа, яка допомагає автоматизувати взаємодію між застосунками, сервісами та пристроями, використовуючи просту логіку “Якщо, то”. Такий підхід зробив її популярною серед користувачів, які хочуть оптимізувати робочі процеси без технічних складнощів.
Після створення облікового запису користувач підключає потрібні сервіси, наприклад Google Drive, Telegram, Alexa чи Philips Hue, і налаштовує взаємодію між ними за допомогою спеціальних сценаріїв, які в IFTTT називаються аплетами. Це прості правила, що запускають певні дії у відповідь на задані умови.
Наприклад, якщо у спільній таблиці Google Sheets з’являється новий рядок із заявкою клієнта, IFTTT може створити задачу в Trello або надіслати сповіщення у Slack. У “розумному домі” все працює схоже: коли датчик руху фіксує присутність у кімнаті, IFTTT вмикає світло або надсилає сповіщення на телефон.
Завдяки гнучким інтеграціям IFTTT допомагає будувати цілісні робочі процеси, де всі інструменти взаємодіють автоматично.
Переваги
• Доступність. Створення аплетів не потребує технічних знань — достатньо вибрати умову “якщо” та дію “тоді”.
• Широкі інтеграції. Понад 1000 підтримуваних сервісів, зокрема Gmail, Slack, Spotify, Alexa та Google Assistant.
• Готові сценарії. Велика бібліотека аплетів, створених користувачами спільноти.
• Підтримка розумних пристроїв. Працює з освітленням, термостатами, камерами та іншими IoT-рішеннями.
Недоліки
• Обмеження безкоштовного плану. У Free-версії можна створити лише 2 аплети без можливості багатокрокових сценаріїв.
• Менше гнучкості у базових тарифах.
• Залежність від підключення. Для стабільної роботи аплетів потрібен постійний інтернет і активний застосунок.
Вартість
• Free — $0 назавжди. До 2 аплетів, стандартна швидкість виконання, базові інтеграції, мобільний доступ.
• Pro — $3,99 на місяць. До 20 аплетів, multi-action сценарії, Webhooks, швидше виконання, розширені тригери.
• Pro+ — $11,99 на місяць. Необмежена кількість аплетів, підтримка AI-сервісів, кілька акаунтів, фільтри та пріоритетна підтримка.
3. Notion AI
Notion AI — це доповнення, що розширює можливості Notion, перетворюючи його на “розумний” робочий простір. Його головна мета — автоматизувати рутинні процеси, допомагаючи користувачам швидше створювати, узагальнювати й аналізувати контент.
Інструмент вміє писати тексти, формувати документи, підсумки й звіти, а також узагальнювати нотатки чи виділяти ключові висновки. Завдяки штучному інтелекту Notion AI дає змогу зосередитися на змісті, а не на технічній обробці даних.
Він також ефективний під час мозкових штурмів, планування проєктів і командної співпраці. Після зустрічі система може автоматично створити короткий підсумок із завданнями, дедлайнами й основними ідеями.
Notion AI інтегрований безпосередньо у звичний інтерфейс, тому робота з ним максимально природна й не вимагає перемикань між додатками.
Переваги
• Інтеграція в середовище Notion. Усі функції ШІ працюють прямо у робочих документах, базах і таблицях без переходу в інші застосунки.
• Розширені можливості автоматизації. Notion AI створює тексти, звіти, підсумки зустрічей і проєктів за кілька секунд, узагальнює дані з документів і навіть формує рекомендації.
• Research Mode. Унікальний режим, що аналізує сотні джерел і формує детальні звіти, конкурентні огляди або дослідження за хвилини з посиланнями на джерела.
• Потужний пошук та аналіз. ШІ знаходить інформацію не лише в Notion, а й у Slack, Gmail, Google Drive, Jira, GitHub, SharePoint, OneDrive, Salesforce тощо. Пошук контекстний — система розуміє зміст документів, а не просто ключові слова.
• Підтримка кількох моделей ШІ. Користувач може обирати між Notion AI, OpenAI GPT-4.1 і Anthropic Claude 3.7/4, щоб налаштувати стиль і точність під конкретні задачі.
• Командна співпраця. Ідеально підходить для спільного редагування документів, аналітики, підготовки звітів і планування — з оновленням даних у реальному часі.
• Прозорість результатів. Кожна відповідь супроводжується цитуваннями й посиланнями на джерела, що забезпечує достовірність інформації.
Недоліки
• Не всі функції доступні у безплатній версії.
• Іноді згенеровані тексти надто узагальнені й вимагають редагування.
• Новачкам може бути складно відразу розібратися з розширеними можливостями інтеграцій.
Вартість
• Free Plan — $0 назавжди.
Базовий функціонал Notion без доступу до ШІ-функцій.
• Plus — $10 на місяць або $96 на рік. Основні інструменти Notion AI: генерація текстів, редагування, узагальнення й переклад.
• Business — $18 на місяць або $180 на рік. Розширений доступ до Research Mode, інтеграцій (Slack, Jira, Drive тощо) і командної аналітики.
• Enterprise — індивідуальна ціна. Повна адаптація під компанію, власні моделі ШІ, розширена безпека та корпоративна підтримка.
4. Wordtune
Іноді найбільше часу забирає не написання тексту, а його доведення до ладу, коли треба зробити лист зрозумілішим, переписати абзац або підібрати слова, щоб звучало природно. Саме тут виручає Wordtune — інструмент зі штучним інтелектом, який автоматизує частину цієї рутини.
Він аналізує зміст і пропонує різні варіанти перефразування — більш офіційні, коротші або навпаки, розгорнуті. Wordtune може скорочувати або узагальнювати текст, знаходити простіші формулювання, покращувати стиль і навіть створювати нові чернетки. Такий підхід допомагає швидше готувати матеріали — від робочих листів і постів до документів і презентацій.
Переваги
• Автоматизація текстів. ШІ допомагає редагувати, скорочувати чи розширювати текст без ручного переписування.
• Контроль стилю. Можна змінити тон. Наприклад, зробити повідомлення діловим або більш невимушеним.
• Інтеграції. Працює з браузером, електронною поштою, соцмережами й документами.
• Зручність. Не потребує технічних знань — усе відбувається буквально у кілька кліків.
Недоліки
• Іноді неточні підсумки. Узагальнення тексту може потребувати ручного доопрацювання.
• Ліміти у безкоштовному плані. До 10 перефразувань на день.
Вартість
• Basic — $0 на місяць. До 10 перефразувань і підказок на день, три узагальнення на місяць, безліміт на перевірку орфографії та граматики.
• Advanced — $13,99 на місяць. До 30 переписувань на день, 15 узагальнень на місяць, безліміт на граматику, рекомендації та правопис.
• Unlimited — $19,99 на місяць. Повний доступ без обмежень: перефразування, узагальнення, граматичні перевірки, покращення словника, ясності й плавності тексту, а також преміум-підтримка.
5. Any.do
Any.do — це інструмент, який допомагає тримати всі завдання під контролем і більше не забувати про важливе. Це не просто список справ, а “розумний” планувальник, який організовує день, нагадує про дедлайни й навіть підказує, коли краще виконати певні завдання.
Після створення облікового запису можна додавати задачі, групувати їх за темами, встановлювати пріоритети й повторення, а також отримувати нагадування у потрібний момент. Any.do автоматично синхронізує дані між усіма пристроями, тож ви можете почати планувати день на ноутбуці, а продовжити на телефоні.
Штучний інтелект у Any.do допомагає розподіляти навантаження, пропонуючи оптимальний порядок виконання завдань або навіть підказки, як зменшити стрес у розкладі. Для команд є можливість створювати спільні списки, додавати коментарі, обговорювати завдання і працювати над проєктами разом у єдиному просторі.
Наприклад, можна створити спільний список підготовки до заходу, де кожен учасник бачить свої задачі, а Any.do автоматично нагадує, кому й що потрібно зробити сьогодні.
Переваги
• Просте планування з нагадуваннями, повтореннями та пріоритетами.
• Синхронізація між пристроями — усе завжди під рукою.
• Інструменти ШІ для ефективного розподілу часу.
• Спільна робота: дошки завдань, коментарі, шаблони, колективне редагування.
Недоліки
• У безкоштовній версії доступний лише базовий функціонал.
• Не підходить для великих корпоративних систем управління проєктами.
• Іноді виникають дрібні збої синхронізації.
Вартість
• Free — $0 назавжди. Підійде для особистого користування. Доступні основні функції — створення завдань, нагадування, календар, щоденне планування та синхронізація між усіма пристроями.
• Personal — $7,99 на місяць. Підходить для активних користувачів. Додає повторювані завдання, нагадування через WhatsApp, кольорові теги, нагадування за локацією й базові можливості штучного інтелекту для планування.
• Family — $9,99 на місяць (до 4 користувачів). Оптимальний варіант для спільного використання вдома. Можна створювати сімейний простір, вести спільні списки покупок і координувати домашні справи.
• Teams — $7,99 на місяць за користувача. Призначений для команд і малих бізнесів. Дає можливість створювати необмежену кількість дошок, підключати всіх членів команди, використовувати понад 100 шаблонів робочих процесів і надавати адміністративні права для керування проєктами.
Підписуйтеся на ProIT у Telegram, щоб не пропустити жодної публікації!
