У сучасному світі обсяг інформації, яку потрібно запам’ятати й опрацьовувати, постійно зростає, а справи накопичуються швидше, ніж ми встигаємо їх виконувати. В таких умовах хаотичне ведення нотаток чи спроби втримати все в голові можуть лише створити плутанину та додати стресу. Саме тому грамотне планування стає ключем до продуктивності та внутрішньої гармонії.
Раніше для цього використовували паперові блокноти, які, безперечно, мають свою атмосферу, але далеко не завжди є під рукою. До того ж у них важко вносити зміни, автоматизувати процеси чи швидко знаходити потрібні записи.
Сьогодні ж на допомогу приходять цифрові інструменти, які роблять планування зручним, гнучким і доступним у будь-який момент. Вони дозволяють структурувати завдання, встановлювати нагадування, синхронізувати дані між пристроями та навіть аналізувати продуктивність.
Щоб спростити вам вибір, ProIT підготував добірку найкращих програм для планування, які допоможуть тримати всі справи під контролем і зроблять організацію часу справді ефективною.
Як обрати ідеальний застосунок для планування?
Знайти застосунки для планування, які повністю відповідатимуть вашим потребам, може бути непросто. Адже кожна людина має свій ритм життя, професійні особливості та власний стиль організації справ. Тому важливо орієнтуватися не на чужі рекомендації, а на функції, які справді зроблять ваше планування ефективним.
Ми не можемо сказати, який саме застосунок стане для вас найкращим, але можемо підказати, на що варто звернути увагу при виборі:
• Календарна інтеграція — чи є вбудований календар, або можливість синхронізації з іншими сервісами.
• Гнучке управління завданнями — можливість легко створювати задачі, встановлювати дедлайни й отримувати нагадування.
• Візуалізація проєктів — перегляд усіх справ на таймлайні, що допомагає оцінювати навантаження та дедлайни.
• Кросплатформеність — синхронізація даних між усіма вашими пристроями, щоб доступ до планера був будь-де.
• Збереження важливої інформації — додавання нотаток, документів, посилань тощо.
• Гнучке пріоритезування — можливість виділяти важливі завдання за допомогою кольорів, тегів або позначок.
• Додаткові функції — те, що важливо саме вам (наприклад, доступ до старих нотаток або можливість вести конспекти безпосередньо в застосунку).
Зважаючи на ці критерії, розглянемо найпопулярніші програми для планування дня, які допоможуть вам структурувати справи та зробити планування максимально ефективним.
Trello
Trello — це один із найпопулярніших інструментів для організації завдань за методом Kanban. Він дає можливість візуально структурувати всі справи у вигляді дощок, які можна персоналізувати за допомогою кольорів або фонових зображень.
Основні можливості:
• Гнучка система організації — ви можете створювати кілька тематичних дощок для різних сфер життя: робота, навчання, домашні справи, покупки, список книг тощо.
• Відстеження виконання завдань — для ефективного контролю можна створювати загальні проєкти на день чи місяць і збирати в них усі основні завдання з різних сфер.
• Зручне керування завданнями — у Trello легко додавати картки із завданнями, переміщувати їх між стовпцями, архівувати виконані задачі та призначати відповідальних.
• Кросплатформність — застосунок працює на різних пристроях і синхронізує дані між ними.
• Інтеграція з іншими сервісами — можна підключати календарі, месенджери та інші інструменти для зручної взаємодії з командою.
Trello — простий у використанні й ідеально підходить для людей, які надають перевагу візуальному способу планування.
Notion
Notion — це один із найфункціональніших додатків для планування, який дозволяє систематизувати практично всі аспекти життя. Він підходить для роботи над проєктами, управління фінансами, ведення списків книг і фільмів, навчання, збереження важливої інформації, організації домашніх справ, планування контенту для блогу або YouTube та навіть створення персонального календаря.
Головні можливості:
• Бази даних — основна перевага Notion. Ви можете створювати власні таблиці для будь-яких завдань, наприклад, контент-плану або робочих проєктів.
• Інтеграція з календарем — завдання легко прив’язуються до дат, після чого Notion автоматично додає їх до вбудованого календаря та формує таймлайн.
• Гнучкі способи організації — інформацію можна оформлювати у вигляді Kanban-дошок, списків, галерей або звичайних нотаток, вибираючи найзручніший формат для роботи.
Недоліки
Головний мінус — складний інтерфейс для новачків. Notion має безліч можливостей, розібратися в яких одразу може бути непросто. Проте зараз існує багато навчальних відео та гайдів, які допоможуть швидко освоїти програму.
Попри цей недолік, Notion вартий уваги: він може значно спростити управління справами та зробити планування ефективнішим.
Todoist
Todoist — зручний і багатофункціональний застосунок для планування. Це популярний застосунок для організації завдань, який дає можливість ефективно планувати особисті справи та проєкти, а також працювати в команді. Завдяки простому й інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу користувачі можуть швидко додавати задачі, розставляти пріоритети, створювати списки та встановлювати дедлайни.
Основні функції Todoist:
• Завдання та підзадачі: Застосунок дає можливість створювати головні задачі та розбивати їх на підзадачі, що допомагає краще організувати робочий процес.
• Пріоритети: Ви можете встановлювати рівень пріоритету для кожного завдання за допомогою кольорових маркерів (червоний, жовтий, зелений), що допомагає зосередитися на найважливіших справах.
• Теги та фільтри: Завдання можна позначати тегами для полегшення пошуку і сортування, а також створювати фільтри для відображення певних категорій задач.
• Сповіщення: Todoist надає можливість налаштування нагадувань, щоб ви не забули про важливі задачі.
• Календар: Завдяки інтеграції з календарем можна переглядати ваші завдання разом з іншими подіями.
Для команди та спільної роботи
Todoist також ідеально підходить для роботи в команді. Ви можете делегувати задачі іншим учасникам, обговорювати їх у коментарях і стежити за прогресом за допомогою спільних проєктів. Це робить його чудовим інструментом для невеликих і середніх команд.
Інтеграція з іншими сервісами
Todoist підтримує інтеграцію з такими сервісами, як Google Drive, Dropbox, Gmail, Outlook, що дозволяє безперешкодно працювати з файлами й електронною поштою без виходу із застосунку.
Переваги Todoist:
• Простота використання та можливість кастомізації інтерфейсу.
• Можливість синхронізації з кількома пристроями.
• Підтримка спільної роботи в команді.
• Безкоштовна версія з основними функціями, а також преміумверсія із додатковими можливостями, як, наприклад, більш детальні звіти та розширена історія задач.
Недоліки
• Для деяких користувачів безкоштовної версії може бути недостатньо деяких функцій, таких як розширена аналітика чи більше можливостей для кастомізації.
• Без належного налаштування може здаватися трохи занадто простим для великих і складних проєктів.
Asana
Asana — це багатофункціональний застосунок, який найчастіше використовують для керування командними проєктами, але він також добре підходить для особистого планування. Інструмент допомагає структурувати завдання, контролювати дедлайни та ефективно розподіляти робочий час, що робить його корисним для тайм-менеджменту.
Основні функції Asana
Застосунок дає змогу створювати проєкти й окремі задачі, призначати відповідальних виконавців й установлювати терміни виконання. Всі завдання можна сортувати за категоріями, виділяти кольорами та визначати їхню пріоритетність.
Для зручності є кілька варіантів перегляду: класичний список, Kanban-дошка, календар або таймлайн. Це дає можливість адаптувати інтерфейс саме для власних потреб і ефективніше планувати час.
Asana добре підходить для командної роботи. Користувачі можуть обмінюватися коментарями, прикріплювати файли, отримувати сповіщення про зміни й інтегрувати застосунок із такими сервісами, як Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Dropbox і Gmail.
Додаткові можливості
Якщо вам потрібно відстежувати час, Asana підтримує інтеграцію з трекерами на кшталт Toggl Track або Clockify. Це особливо корисно для фрилансерів, менеджерів та команд, які прагнуть краще контролювати робочий процес і застосовувати принципи ефективного тайм-менеджменту.
Переваги та недоліки
Головний плюс Asana — зручний інтерфейс і гнучкість у налаштуванні. Вона підходить як для команд, так і для особистого використання. Також є велика кількість інтеграцій із популярними сервісами, що розширює можливості планування. Безкоштовна версія має основні функції, яких достатньо для більшості користувачів.
З мінусів варто зазначити, що новачкам може бути складно розібратися з усіма можливостями застосунку. Також у ньому немає вбудованого трекера часу — потрібно підключати сторонні сервіси.
Підписуйтеся на ProIT у Telegram, щоб не пропустити жодної публікації!
