Впровадження ERP для ІТ-бізнесу на певному етапі розвитку компанії стає наріжним каменем для масштабування. ІТ-компанії працюють на глобальному ринку, мають команди в різних офісах, традиційно використовують багато різних систем всередині організації для управління процесами. Отже, ERP-проєкт для таких організацій — це завжди виклик.
Для успіху такого проєкту важливо окреслили бізнес-цілі, заради яких впроваджується система, а також проблеми у поточному стані речей, які майбутня система має вирішити. Це дозволить консалтинговій команді та самій компанії мати мету і розуміння навіщо відбувається проєкт.
Надважливо — готувати команду. Люди мають бути лояльними до змін, а ще краще рушіями цих змін. Вмотивовуйте команду проактивно рухати проєкт, готуватися до зустрічей, вивчати проєктну документацію і проходити тренінги. Тоді перехід на нову ERP-систему буде м’яким і результативним для компанії.
Навіщо ERP-система ІТ-компанії?
Якщо говорити про ERP-системи загалом, то з одного боку системи цього класу надають компаніям певні переваги: більш цілісну картину прибутковості бізнесу, запроваджують принципи аудійованості облікових даних, знижують ризик «людського фактору» при обліку, надають більшої контрольованості. З іншого боку, широко відомо, що впровадження комплексних ERP-систем є досить складною задачею і потребує від компаній визначення власних вимог до обліку та наявності кадрових і фінансових ресурсів.
Такі характеристики ERP-систем можуть не дуже в’язатися із самим характером IT-компаній, які часто починають свій шлях як стартапи й тривалий час свого життя залишаються в такому стані.
Для багатьох IT-компаній мати гнучкість в обліку і звітності, не ускладнювати процеси власного бізнесу і загалом обходитися мінімальними інструментами часто є свідомим рішенням, яке фактично заміщує необхідність використання комплексної ERP-системи. Менше з тим, у певний період свого життєвого циклу компанії приходять до рішення впровадити ERP-систему. Перш ніж відповісти на питання, чому так стається, подивімось, яка зараз ситуація з ERP-системами у компаній з IT-бізнесу?
Який стан обліку в ІТ-компаніях зазвичай
Звісно, всі компанії так або інакше мають облікові інструменти. У відносно невеликих гравців облік ведеться за допомогою суміші гугл- або ексель-таблиць, іноді частково використовуються умовно бесплатні та досить прості за функціоналом облікові системи на кшталт QuickBooks, Xero, Zoho Books. Дехто розробляє власні системи, спираючись на той факт, що в компанії є розробники.
У більших гравців, що давно на ринку, питання з ERP може бути вирішено. Нерідко вони впроваджували такі системи власними силами, оскільки мали власну ERP практику та in-house команду.
Наприклад, EPAM є історично потужним партнером SAP, відповідно, компанія впровадила і давно використовує саме цю ERP. Ciklum свого часу обрав Microsoft Dynamics NAV (тепер Dynamics 365 Business Central) і після впровадження започаткував цю ж практику у себе. Хоча з часом її припинив, але система залишилась і досі служить компанії.
Що ж спонукає IT-компанії залишити стартаперський запал, полишити гугл- таблиці з вірним QuickBooks і вирушити у складну мандрівку ERP-проєктом? Базовою причиною є масштабування бізнесу.
Як ERP допомагає ІТ-бізнесу зростати?
Річ у тім, що зростання IT-компанії відбувається в кількох напрямках: збільшується людський ресурс, з’являється більше замовників, відповідно, ускладняється організаційна і юридична структура. Вчора це була одна юридична особа в одні країні, сьогодні — це кілька компаній у різних юрисдикціях.
Архітектура взаємодії зі співробітниками стає нетривіальною. Частина членів команди може бути штатними співробітниками, частина — контракторами, і, з огляду на кількість юридичних осіб, збільшуються ланцюжки розрахунків із персоналом. На це накладається валютний облік із курсовими різницями.
Також сценарії отримання виручки виходять на новий рівень. Коли йдеться про IT-компанії, умовно їх можна поділити на дві категорії: сервісні та продуктові. Це впливає на облікову політику і, відповідно, на вимоги щодо функціоналу ERP-систем. Хоча в багатьох аспектах потреби у цих двох категоріях компаній однакові.
Особливості обліку в ІТ-компаніях
Для сервісних IT-аутсорсингових компаній актуальним є облік годин (або інших одиниць виміру: дні, місяці, вартість роботи команди), які продаються різним замовникам від різних джерел.
Наприклад, є проєкт з німецьким клієнтом, гроші по якому отримує німецька юридична особа компанії, а залучаються на проєкт кілька фахівців з інших юридичних осіб компанії, дехто як штатний співробітник, дехто як контрактор. Послуги цієї команди купує наша німецька юридична особа і перепродає кінцевому замовнику.
За такого сценарію потрібно отримати дані про витрачені одиниці часу команди на проєкті, сформувати коректний інвойс замовнику, а також інвойси по ланцюжку для сплати отриманих послуг від компаній нашого холдингу, від яких ми залучали фахівців у загальну команду для німецького замовника. Частина членів команди може бути штатними працівниками, а частина — контакторами.
У цьому досить типовому прикладі переплітаються управлінський і локальні обліки. Управлінський облік дає прозору картинку так, наче у вас немає тої великої кількості юридичних осіб, від яких залучаються ресурси, і ви бачите одну зв’язку «проєкт клієнта — надані послуги». Локальні обліки всіх залучених юридичних осіб у цьому проєкті потрібні, щоб мати коректні бухгалтерські дані та облік відповідних податків.
Для наведеного прикладу потрібно автоматизувати всі ланцюжки перетворень одних транзакцій в інші і водночас мати інструмент для відображення внутрішньохолдингових операцій (intercompany) і побудови консолідованої звітності.
Тобто при формуванні фінансовій консолідації по холдингу операції між власними компаніями мають бути коректно прибрані, і наглядова рада та акціонери отримають достовірні консолідовані фінансові звіти. Звісно, таким чином побудована система вимагає менше часу зовнішніх аудиторів і відповідно скорочує витрати на аудит, що є додатковою перевагою використання ERP-системи.
Схожа історія із продуктовими IT-компаніями. Не важливо, що є продуктом — програмне забезпечення (якийсь застосунок) або пристрій чи обладнання. Продаж продукту відбувається по багатьох каналах (мерчантах), тому постає питання щодо обліку доходів у розрізі різних юридичних осіб із різних країн і локацій, у різних валютах. При цьому система має зручно забезпечити облік доходів для різних типів продажів — від звичайного ціноутворення, типового для виробника/дистрибутора обладнання, до схем підписок, якщо йдеться про продаж ліцензій.
Складна та насичена ІТ-екосистема
Додатковим викликом для реалізації впровадження ERP-системи в IT-компаніях стає інтеграція з іншими системами. Серед розповсюджених інтеграцій:
1. Отримання даних про облік годин співробітників. Це можуть бути трекінгові системи власної розробки або системи на кшталт Jira та Azure DevOps.
2. Маленькі системи локального обліку. Можливо, такі, в яких працюють бухгалтери на аутсорсі в деяких віддалених офісах.
3. Платіжні та банківські системи, а також інтеграція з маркетплейсами, через які продають власні застосунки IT-продуктові компанії.
4. Інші системи. Наприклад, управління персоналом і CRM.
Список не вичерпний. Методи інтеграцій також. Важливо, щоб нова ERP- система підтримувала сучасні (а іноді й не дуже, якщо є вимога побудувати інтеграцію з якимось досить давнім рішенням) методи обміну даними.
Як впровадити ERP, що релевантна вашим потребам?
Як бачимо, потужна ERP-система має беззаперечну користь, коли IT-компанія виходить на певний масштаб. Варто зазначити, що складність і тривалість проєкту впровадження прямо пропорційні готовності компанії до чіткого формулювання принципів обліку. Це дає більшу динаміку проєкту. Саме впровадження ERP-системи можна розглядати як певного роду аудит власних бізнес-процесів та облікової політики. В цьому також варто розгледіти цінність проєкту.
Наприкінці хочемо навести універсальні поради, якщо ви на порозі вибору нової ERP-системи:
1. Щодо вибору певної ERP-системи. Сприймайте її як таку, з якою вам прийдеться працювати багато років. Чи є за нею надійний вендор, чи є достатньо фахівців на ринку, чи присутній цей продукт в інших країнах, чи містить у своїй базовій поставці перелічені функції: фінансова консолідація, можливість поєднати локальний і управлінський облік, облік проєктних робіт із різними ставками часу, можливість біллінгу підписок тощо. Чи легко система модифікується та які є показники масштабування, якщо говорити про великі обсяги транзакцій.
2. Уважно придивіться до команд партнерів із впровадження, з якими плануєте виконання проєкту. Отримайте відгуки, бажано по ринку власними незалежними джерелами.
Гарною ідеєю буде створити сценарій/приклад демонстрації та попросити партнера налаштувати такий приклад і показати вашій команді. При цьому бажано, щоб від партнера показ демо робив фахівець чи група, яка буде безпосередньо брати участь у майбутньому проєкті, а не просто крутий преселлер. Звісно, взагалі чудово, якщо ви знайдете команду, що вже мала досвід подібних проєктів саме в ІТ-сфері і схожому бізнес-домені.
3. Насамкінець підійдіть ретельно до формування обсягу проєкту. Коли створюється оцінка майбутнього проєкту (вартість і тривалість), то важливо мати адекватне уявлення щодо того, які вимоги є наразі. І це уявлення потрібно передати партнеру із впровадження.
Гарним кроком тут буде витратити трохи додаткового часу і бюджету на мініпроєкт із діагностики (так званий Discovery або «пілот»). Це допоможе більш чітко розрахувати ваш майбутній обсяг проєкту. Ви отримаєте реалістичну оцінку і зважено поставитеся до підготовки ресурсів — власної команди та бюджету на фінансування проєкту.
За даними тогорічної статистики, українська IT-спільнота генерує 4,5% ВВП України та становить 12% у загальному експорті. У нашій практиці значно побільшало запитів на впровадження ERP саме від ІТ-сегменту, а це означає, що IT-компанії у своєму життєвому циклі виходять на той рівень масштабу, який потребує ERP-систему.
Цей тренд зростатиме, і попит на фахові команди з імплементації ERP також збільшуватиметься. Саме тому варто планувати завчасно як бюджет, так і внутрішню й партнерську команди, щоб майбутній проєкт рухався відповідно до погодженої вами дорожньої карти.
Я сподіваюся, що цей матеріал стане у пригоді тим, хто планує впровадження бізнес-софта наступного року і вже зараз прагне якісно підготуватися.
Редакція не несе відповідальності за інформацію, викладену у блогах. Це особиста думка автора.
Підписуйтеся на ProIT у Telegram, щоб не пропустити жодної публікації!
