Втрата файла в Microsoft Excel може налякати, але в багатьох випадках роботу ще можна відновити. В Excel і Windows є кілька вбудованих механізмів — від тимчасових файлів до папок відновлення.
Видання PCWorld зібрало шість способів, які допоможуть знайти втрачені дані.
1. Перевірте панель відновлення документів
Після аварійного закриття Excel насамперед варто перевірити панель відновлення документів. Програма часто автоматично зберігає останні зміни, тому саме там може бути найактуальніша версія файла. Це стосується і документів у OneDrive, адже синхронізація з хмарою іноді відбувається не миттєво.
Щоб це перевірити, відкрийте порожню книгу Excel і знайдіть ліворуч панель Document Recovery. У списку виберіть файл із найсвіжішою часовою позначкою та одразу збережіть його через Файл > Зберегти як.
Водночас не варто ігнорувати файли з дивною датою на кшталт 01/01/1601. Після різкого збою Windows іноді некоректно відображає часові мітки, хоча саме такий файл нерідко виявляється найновішою версією вашої роботи.
2. Скористайтеся функцією Recover Unsaved Workbooks
Якщо файл закрили без збереження, а зміни вже здавалися втраченими, перевірте функцію Recover Unsaved Workbooks. Навіть після натискання «Не зберігати» Excel іноді залишає копію документа у внутрішній папці відновлення.
Для цього відкрийте Excel, перейдіть у Файл > Відомості, натисніть Керування книгою і виберіть Recover Unsaved Workbooks. У папці, що відкриється, знайдіть найновіший файл у форматі XLSB, відкрийте його й одразу збережіть через Файл > Зберегти як.
3. Перевірте папку AutoRecover в Excel
Коли автоматичні інструменти відновлення не спрацювали, варто пошукати файл вручну в папці AutoRecover. Excel нерідко зберігає там чернетки, навіть якщо панель відновлення документів не з’явилася після збою.
Щоб дістатися до цієї папки, натисніть Windows + R, введіть *%AppData%\Microsoft\Excel* і натисніть Enter. За потреби місце збереження можна уточнити й у налаштуваннях Excel через Файл > Параметри > Збереження > Розташування файлів автовідновлення.
Після цього відсортуйте файли за датою зміни, відкрийте найновіші та перевірте, чи немає серед них потрібного документа. Коли знайдете свій файл, одразу збережіть його через Файл > Зберегти як. Якщо документ не відкривається, можна спробувати змінити його розширення на .xlsb або .xlsx — іноді саме це дозволяє Excel коректно зчитати файл.
4. Відновіть попередні версії через OneDrive або SharePoint
Якщо файл зберігався в OneDrive або SharePoint, перевірте історію версій. Вона може допомогти повернути втрачені зміни, попередній варіант документа або навіть випадково видалений аркуш. Особливо це корисно, якщо під час роботи був увімкнений AutoSave або ви періодично зберігали файл вручну.
Щоб скористатися цією функцією, відкрийте документ у настільному Excel, натисніть на назву файла вгорі вікна й виберіть Version History. Якщо цього пункту немає, відкрийте Файл > Відомості > Version History.
Після цього в бічній панелі з’явиться список доступних версій. Знайдіть потрібну, відкрийте її для перегляду і виберіть: Restore— якщо хочете замінити поточний файл, або Save a Copy — якщо хочете зберегти окрему копію.
5. Перевірте попередні версії у Windows
Якщо в системі було ввімкнено File History, Windows могла зберегти попередню копію файла або папки. Це може допомогти, якщо документ випадково видалили або перезаписали.
Щоб перевірити це, відкрийте «Провідник», клацніть правою кнопкою миші на файлі та виберіть «Властивості». Якщо самого файла вже немає, натисніть правою кнопкою на папці, у якій він зберігався.
Далі відкрийте вкладку «Previous Versions», виберіть потрібну версію, відкрийте її, знайдіть свій файл і скопіюйте його в безпечне місце. Такий варіант зручніший, ніж повне відновлення, бо не дає випадково перезаписати поточний документ.
6. Перевірте папку Temp у Windows
Якщо вбудовані механізми Excel не допомогли, останній шанс — пошукати залишки файла у тимчасових папках Windows. Це не найнадійніший спосіб, адже такі файли можуть швидко зникати, але іноді саме там вдається знайти бодай частину втраченої таблиці.
Щоб перевірити це, натисніть Windows + R, введіть %temp% і натисніть Enter. У вікні «Провідника», що відкриється, введіть у пошуку *.tmp. Коли з’являться результати, відсортуйте їх за датою зміни, щоб угорі були найновіші файли. Якщо потрібного документа немає, спробуйте також пошук за запитом ~$*.
Далі звертайте увагу на файли, які збігаються з часом вашої роботи й мають розмір понад 0 КБ. Натисніть на такий файл правою кнопкою миші, виберіть «Відкрити за допомогою» і вкажіть Excel. Якщо вміст відкриється, одразу скопіюйте дані в нову книгу та збережіть її.
Пошук втраченого файла Excel іноді нагадує цифрову археологію: можна натрапити як на потрібний документ, так і на дивний файл із некоректною датою. Але щоб зменшити ризик таких ситуацій, варто заздалегідь перевірити налаштування збереження.
Для цього відкрийте Файл > Параметри > Збереження і змініть інтервал AutoRecover зі стандартного на дві хвилини. Там само переконайтеся, що ввімкнено опцію Keep the last AutoRecovered version if I close without saving.
А якщо є можливість, зберігайте робочі файли в OneDrive, а не лише на комп’ютері: саме історія версій часто стає найнадійнішим способом повернути випадково видалений аркуш або відновити попередню версію пошкодженого файла.
Підписуйтеся на ProIT у Telegram, щоб не пропустити жодної публікації!
