Український бізнес поступово переходить у цифрову площину, проте участь у публічних закупівлях досі залишається одним із найскладніших напрямів. Щоб взяти участь у тендері, компанії потрібно уважно проаналізувати десятки сторінок документації, перевірити вимоги, підготувати повний пакет довідок і звітів. Для цього зазвичай залучають окремих спеціалістів або витрачають багато часу на механічну роботу.
Попри те, що наявні тендерні майданчики роблять закупівлі прозорішими, сам процес підготовки документів і далі залишається трудомістким. Бізнесу потрібні інструменти, які допомагають швидко орієнтуватися в умовах тендеру, зменшують ризик неточностей і заощаджують ресурси, особливо під час економічної кризи.
Водночас на ринку з’являються рішення, що знімають частину бюрократичного навантаження з бізнесу. Одним із таких став AIDocs — інструмент на основі штучного інтелекту, який аналізує тендерну документацію та формує зручний список вимог і довідок, потрібних для подання пропозиції.
Від ідеї до власного ШІ: як формувався AIDocs
Над розробкою AIDocs працювали майже 2 роки. Інвесторами проєкту стали підприємиці Надія Омельченко й Олеся Остафієва, а автор ідеї — 21-річний студент Андрій Стецюк.
Омельченко в ІТ-бізнесі працює понад 15 років і до переходу в мілітарі-бізнес була віцепрезиденткою компанії «ІТ-інтегратор». Остафієва працює в піарі та комунікаціях. Разом жінки вже мають один спільний бізнес у ресторанній галузі й активно комунікують зі стартапами в пошуку цікавих проєктів для інвестицій.
«Два роки тому ми випадково познайомилися з амбітними хлопцями, які працювали над власним продуктом. Ідея продукту була класна, і ми розуміли, що це може бути перспективний бізнес. Проте оцінити сам продукт ми не мали можливості, оскільки він був у стадії розробки і за оцінками розробників мав бути готовий за кілька місяців. Тому ми заходили як янгольські інвестори фактично на ідею. Як це часто буває з такими стартапами, кілька місяців перетворились майже на два роки, проте ми отримали дійсно гарний продукт», — розповідає Олеся Остафієва.
Головна мета — створити розумного помічника, який автоматизує аналіз тендерної документації, скорочує час на підготовку пропозицій і зменшує потребу в залученні окремих фахівців. Таким чином інструмент допомагає компаніям економити як людські, так і фінансові ресурси, роблячи участь у тендерах швидшою та ефективнішою.
За словами Надії Омельченко, останні роки у великого українського бізнесу через війну є серйозна нестача працівників разом із нестачею коштів.
«Поки частина світу побоюється, що штучний інтелект забере в людей роботу, ми, навпаки, шукаємо способи залучити його туди, де бракує фахівців. Бізнес сьогодні переживає непрості часи, і дефіцит кадрів лише посилює кризу. Тож ми зрозуміли: якщо зможемо створити АІ-помічника, який виконуватиме функції тендерного спеціаліста й допоможе компаніям суттєво знизити витрати, — це стане справді затребуваним рішенням», — зазначає Надія Омельченко.
Керівник групи розробки продукту Андрій Стецюк пояснює, що перед запуском продукту команда проводила багато експериментів і досліджень для того, щоб знайти правильний підхід.
«На той момент у сфері машинного навчання в Україні майже не було фахівців або ж їх було зовсім небагато. Тому ми витратили чимало часу на дослідження і спроби. Потім почали «годувати» модель власними датасетами. Наша модель має приблизно 200–300 мільйонів параметрів. Навчити й «виростити» вузькоспеціалізовану модель — це окремий складний процес, але тепер ми його пройшли, і вона у нас є», — говорить він.
За словами Омельченко, у процесі розробки і попередніх переговорів із потенційними партнерами з’ясувалося, що деякі компанії вже намагалися створити подібне рішення самостійно.
«Але у всіх, хто брався за це завдання, була одна й та сама проблема: система доходила до певного рівня, непогано аналізувала тендери, проте в кінцевому реєстрі документів виникали «артефакти», а також зникала частина інформації. Через це тендерним спеціалістам усе одно доводилося перевіряти вручну, чи все враховано, і весь ефект від автоматизації зводився нанівець. Цю проблему не міг вирішити ніхто, однак змогли ми. Загалом на ринку є й інші гравці, але вони працюють у суміжних напрямах. Наприклад, холдинг «Вчасно» спеціалізується на електронних підписах та обміні бухгалтерськими документами. Ми ж не плануємо конкурувати з великими компаніями, які вже добре закріпилися у своїх нішах. Натомість рухаємося у напрямах, які штучний інтелект ще не охопив», — каже вона.
Після кількох місяців переговорів і тестування AIDocs впровадили на найбільшому тендерному майданчику України Zakupivli.pro, який входить до екосистеми Prozorro.
«Переговори тривали приблизно пів року: партнери ретельно тестували наш продукт, і в серпні ми підписали ексклюзивний договір на надання послуг. Після цього інтегрували AIDocs безпосередньо на їхній майданчик. Ми працюємо виключно у форматі B2B. Більше про наші продукти будемо розповідати на сайті компанії», — зазначає Омельченко.
AIDocs у дії: принцип роботи, функції та вартість
Так як AIDocs інтегровано безпосередньо в систему Zakupivli.pro, скористатися ШІ можна без додаткової реєстрації чи сторонніх сервісів. Алгоритм аналізує тендер, визначає всі вимоги та формує повний реєстр необхідних документів для участі.
«Припустимо, що певна компанія хоче взяти участь у тендері — для цього потрібно постійно відслідковувати сайт Prozorro або інші тендерні майданчики. Зазвичай над цим працюють тендерні фахівці. У середньому обробка одного тендера коштує приблизно 500 гривень, якщо це зовнішній спеціаліст, або ж 30–60 тисяч гривень зарплати на місяць, якщо це штатний працівник. При цьому людині потрібно кілька годин, щоб уважно проаналізувати всі умови та скласти реєстр документів, необхідних для участі. AIDocs виконує цю роботу за лічені хвилини — аналізує тендер і формує повний список (реєстр) потрібних документів і коштує ця послуга 100 гривень. Таким чином, якщо раніше для цього треба було залучати окремого фахівця, тепер це може зробити штучний інтелект. Фактично навіть ті, хто професійно займається тендерами, можуть спростити собі роботу, а компанії — оптимізувати цілі відділи завдяки цьому рішенню. В умовах економічної кризи та дефіциту кадрів, спричиненого війною, це особливо важливо — бізнес заощаджує і гроші, і час», — розповідає Олеся Остафієва.
Простими словами, це штучний інтелект, який аналізує тендерну документацію і повертає користувачам результат у вигляді списку документів, які вони мають підготувати й зможуть подати у вигляді тендерної пропозиції.
За словами Андрія Стецюка, процес відбувається автоматично: система підключається до бази Prozorro, отримує всі документи з тендера, аналізує їх і виокремлює основні вимоги.
«Технічно це працює так: спершу ми підключаємося до системи Prozorro і завантажуємо звідти документи. Потім відбувається парсинг: ми витягуємо весь текст і запускаємо власну модель, натреновану розпізнавати фрагменти, що містять вимоги до подання документів. На основі цього формується результат — коротке резюме з поясненнями для зручності користувача. Документи розподіляються за категоріями, після чого система повертає готовий структурований список. Ми також використовуємо динамічний сервер, який масштабується при великій кількості запитів, щоб уникнути перевантаження», — пояснює Стецюк.
Розібратися з роботою AIDocs нескладно: інтерфейс інтуїтивний, а процес займає лише кілька хвилин.
Ви заходите на будь-який тендер, бачите кнопку «AI Аналіз вимог», натискаєте — і через 2–4 хвилини отримуєте повний список документів.
Система аналізує від 20 до 150 сторінок тексту, знаходить усі вимоги до документів і формує короткий, зручний для читання реєстр.
У ньому матеріали розподілено за категоріями — технічні, адміністративні й ті, які потрібно дозавантажити після перемоги в аукціоні. Перші п’ять спроб використання безкоштовні, далі аналіз одного тендера коштує 100 гривень.
«Обмежень на кількість запитів немає — навпаки, чим більше, тим краще. Наразі система одночасно може обробляти приблизно 250 запитів. Навіть у разі великого навантаження сервери не «лягають» — просто трохи збільшується час очікування результату. Загалом аналіз займає не більше кількох хвилин, адже головний процес відбувається дуже швидко, а більша частина часу припадає на формування коротких описів і категорій документів», — повідомив Андрій Стецюк.
Наразі AIDocs зосереджується на своїй головній функції — аналізі тендерної документації. Саме вона, як зазначає Стецюк, залишається основною болючою точкою для більшості компаній, які беруть участь у державних закупівлях.
«Ми працюємо виключно з тендерною документацією, адже саме вона є головною складністю для користувачів. Наші партнери із Zakupivli.pro мають власний відділ розробки ШІ, тому ми сфокусувалися не на кількості функцій, а на глибині опрацювання цього конкретного процесу. Наразі доступна саме функція аналізу тендера. ШІ створює короткий реєстр — по суті, це структурований список усіх документів, які потрібно подати для участі в тендері», — додає він.
За словами Стецюка, більшість наявних рішень для аналізу тендерів залишаються надто громіздкими або дорогими для регулярного використання. AIDocs прагне зробити цей процес доступним і зрозумілим навіть для невеликих компаній.
«Не можу знати точно, що у наших конкурентів «під капотом» — можу лише припускати, хоча якість аналізу у них відмінна. Але, судячи з ціни, найдешевший тариф — це 220 гривень за один тендер. Насправді у такому випадку компанії вигідніше найняти спеціаліста. Наш інструмент дешевший, а також ми робимо ставку саме на зручність — документи розподілені за категоріями, мають короткі описи, тож користувач може одразу зрозуміти, про що йдеться. Або, якщо потрібно, ознайомитись з детальним описом і пересвідчитись», — пояснив він.
Подальший розвиток і нові можливості AIDocs
Як розповідає Стецюк, AIDocs розробляли як комплексне рішення, покликане автоматизувати весь тендерний процес — від пошуку закупівель до формування пропозиції.
«Ми із самого початку хотіли створити інструмент, який охоплює весь процес участі в тендері. Людина знаходить тендер, натискає «Сформувати пропозицію», а система одразу визначає, які документи потрібно підготувати. Це перший етап, який ми вже реалізували. Наступний крок — автоматичне формування документів, зокрема довідок, які учасники подають у довільній формі. Взагалі існує два типи документів: ті, що можна підготувати самостійно або згенерувати, і ті, до яких залучаються треті сторони — до останніх ми поки не маємо доступу», — зазначає керівник продукту.
Ще однією майбутньою функцією стане пошук релевантних тендерів.
«Ми плануємо підключитися до бази товарів, щоб фільтрувати закупівлі за технічними характеристиками й відбирати лише ті, що справді відповідають профілю компанії. Для прикладу, один із наших клієнтів щодня переглядає близько десяти тендерів, тобто понад двісті на місяць, але бере участь лише в одному-двох. Це величезний обсяг роботи, який зараз виконує окрема людина. Автоматизація цього процесу значно зменшить навантаження. Зараз ми активно тестуємо продукт і збираємо фідбек від користувачів. Якщо вони скажуть, що певна функція справді потрібна, ми її додамо. Поки що працює базовий пакет, але надалі плануємо впровадити розширену підписку, яка зможе виконувати більшу частину рутинної роботи автоматично», — пояснює Андрій Стецюк.
Паралельно з удосконаленням функціоналу команда розглядає можливість масштабування AIDocs за межі України й адаптації рішення до інших галузей.
«Нейронка вже готова, потрібно лише додатково навчити її з урахуванням місцевого законодавства і специфіки ринку. Розгортання в нових регіонах відбуватиметься швидше, адже всі технічні процеси ми вже пройшли в Україні. Особливо цікавий для нас ринок США — він займає понад половину світового ринку й відкриває великі перспективи для розвитку», — розповідає Надія Омельченко.
Окрім роботи з тендерами, команда планує розвивати продукт у суміжних галузях.
«Цікавим напрямом може стати генерація договорів або автоматизація юридичних процесів. Ми вже робили тестові прототипи, які показали хороший потенціал, але потребують доопрацювання. У майбутньому бачимо AIDocs як універсальне рішення для документообігу в різних сферах», — додав керівник продукту Андрій Стецюк.
Підписуйтеся на ProIT у Telegram, щоб не пропустити жодної публікації!
